Come arredare una sala riunioni moderna ed elegante, nella quale avvengono meeting, incontri importanti e che costituisce lo spazio professionale nel quale vengono prese decisioni aziendali importanti? In alcuni uffici e contesti aziendali, la sala riunioni viene definita in gergo “war room”; ovviamente dal nome si può intuire come spesso le sale riunioni siamo i luoghi nei quali avvengano dibattiti importanti, talvolta anche particolarmente accessi, ma essenziali per lo sviluppo delle dinamiche aziendali.
La sala riunioni costituisce un’importante cornice per le decisioni aziendali, nonché il biglietto da visita più concreto di un ufficio, assieme allo spazio dedicato alla reception, per la prima accoglienza della clientela.
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Arredamento della sala riunioni
L’arredamento gioca senza dubbio un ruolo essenziale nell’ambiente della sala riunioni aziendale; un luogo poco accogliente, senza personalità e provvisto di sedute scomode, contribuirà certamente a rendere le persone più nervose, meno a proprio agio e dunque non inclini al dialogo. Pertanto, sarà assolutamente necessario dare vita ad un ambiente all’interno del quale ogni potenziale forma di stress e di disagio, possano essere eliminate; allo stesso tempo sarà importante che lo spazio sia caratterizzato da un aspetto estremamente professionale.
Oggi giorno nei contesti aziendali, non vi è ufficio tanto piccolo, da non necessitare di un luogo appositamente dedicato a meeting e riunioni. Senza dubbio le sale riunioni sono i luoghi all’interno di un ufficio, più adatti a ricevere ospiti, clienti e colleghi: tendenzialmente per detto scopo, una sala riunioni risulta migliore di un ufficio individuale: quest’ultimo, per quanto ordinato e arredato con particolare cura ed attenzione, non offrirà mai il comfort e la sensazione di accoglienza e di libertà di una sala riunioni.
L’arredamento di una sala riunioni (sia all’interno che all’esterno dell’ambiente) contribuirà in modo determinante a definire l’immagine di un’azienda.
Elementi d’arredo di una sala riunioni
Tra gli elementi d’arredo essenziali che dovranno caratterizzare una sala riunione, il protagonista assoluto sarà ovviamente il tavolo: assolutamente da non sottovalutare le dimensioni che dovranno riguardare un tavolo riunioni; esse dovranno necessariamente dipendere dalle dimensioni stesse dell’ambiente, nel quale il tavolo dovrà essere collocato.
Molto importante che il tavolo sia collocato al centro della stanza, e che non risulti troppo ampio e allo stesso tempo caratterizzato da un piano di dimensioni troppo limitate.
Estremamente importante nell’arredo di una sala riunioni moderna, anche la scelta accurata delle sedute: queste ultime dovranno essere ampie e allo stesso tempo confortevoli, affinché l’attenzione dei partecipanti alle riunioni e meeting, non sia distratta dalla ricerca di una posizione comoda, che dovrà essere invece garantita naturalmente.
Ovviamente sarà opportuno prevedere un numero di sedute, compatibile con i posti previsti dal tavolo che avrete scelto di acquistare; a tal proposito il nostro suggerimento è quello di includere qualche sedia in più all’interno della vostra sala riunioni, in modo da essere preparati per i meeting che richiederanno un numero importante di persone all’interno degli spazi deputati alle riunioni.
Solitamente le sedute predisposte negli spazi adibiti a sale riunioni sono sprovviste di rotelle: questo per evitare che esse si disperdano negli spazi; inoltre molte aziende tendono a preferire sedute sprovviste di braccioli, o provviste di braccioli relativamente bassi, in modo che le sedie possano comodamente essere accostate al tavolo, senza andare ad urtare il piano di lavoro.
Infine, per completare l’arredamento dell’ambiente della sala riunioni, sarà importante considerare l’aspetto relativo ai mobili contenitori e ai complementi d’arredo. In quanto ai primi, sarà opportuno predisporre l’inserimento all’interno della sala riunioni, di uno o più mobili bassi, all’interno dei quali sistemare i materiali utili per le riunioni, quali blocchi per gli appunti, cancelleria, ma anche snack, bevande, tovagliolini, piattini e posate usa e getta.
La macchina per il caffè potrà essere predisposta sia all’interno della sala riunioni, sia in uno spazio adiacente ad essa. Prestare la giusta attenzione alla scelta dei complementi d’arredo è altresì molto importante; i complementi d’arredo contribuiranno a valorizzare e a conferire personalità all’ambiente, e rendere lo stesso più confortevole.
Alcuni complementi d’arredo che potranno essere predisposti nello spazio della sala riunioni, saranno ad esempio i pannelli fino assorbenti con funzione estetica e decorativa, le tende tecniche per garantire la modulazione della luce che entra dalle finestre o ancora accessori quali cestino, appendini e porta ombrelli.
I migliori consigli per allestire una sala riunioni
Nelle fasi di allestimento e di arredo di una sala riunioni, è molto importante riservare per ogni persona che mediamente prende parte alle riunioni ed ai meeting, uno spazio di almeno 0,5 metri quadri; la predisposizione di detto spazio, aiuterà a non stipare eccessivamente le persone all’interno degli spazi di riunione.
Il nostro consiglio è inoltre quello di predisporre le sedute attorno al tavolo, non troppo vicine tra di loro: a volte in alcuni contesti aziendali, le persone che prendono parte ai meeting negli spazi prestabiliti, non hanno particolare confidenza e non si conoscono tra loro; sedersi troppo vicino accanto ad uno sconosciuto è una condizione che potrebbe dare luogo ad un certo disagio. Per tale ragione, il nostro consiglio si traduce in un posizionamento delle sedie, ad almeno 10, 15 centimetri, una distante dall’altra. Tuttavia, sarà opportuno evitare di posizionare le sedie troppo distanti tra di loro: sarà comunque importante mettere le persone nelle migliori condizioni di socializzazione e di comunicazione.
Molto importante sarà inoltre prestare la massima attenzione all’ottimizzazione dell’angolo visuale: per calcolare quest’ultimo sarà necessario tracciare una linea retta nel punto in cui sarà presente un relatore (o una figura manageriale di riferimento), che giungerà immaginariamente fino in fondo alla sala; a questo punto sarà necessario costruire due angoli da 45 gradi, intorno alla linea immaginaria; la loro somma costituirà un angolo di 90 gradi, all’interno del quale, chi siederà potrà vedere perfettamente il relatore.
Come rendere efficiente ed elegante una sala riunioni
Allo scopo di rendere particolarmente efficiente ed elegante una sala riunioni, potrete prendere in considerazione la possibilità di predisporre all’interno degli spazi, delle pareti attrezzate: così facendo potrete suddividere ad esempio all’interno della sala, l’ambiente di discussione, da una zona relax, ciò garantirà la non interruzione di una riunione, nelle circostanze nelle quali una persona dovrà lasciare la sala, attentando alla concentrazione del gruppo di lavoro. Da ultimo, il nostro consiglio per rendere efficiente e produttivo l’ambiente della vostra sala riunioni, è quello di affidarvi a grandi professionisti del settore dell’arredamento d’uffici.